Blog

Deze vergadering sla ik even over

Door: barbara 23 februari 2018

Stel je voor dat je het op je werk heel erg druk hebt. Razend druk kun je wel stellen. In je agenda zie je in de middag een vergadering staan waar je eigenlijk geen tijd voor hebt. Rigoureus besluit je: deze vergadering sla ik even over. Dit levert je ineens heel veel tijd op, wat een opluchting. Het voelt echt als een statement: ik kies ervoor om vandaag de deadline wel te halen, mijn werk gaat voor!



Te druk
Enige tijd later zit je in een vergadering. Je hebt het goed voorbereid: je stukken gelezen en jouw inbreng goed onderbouwd met argumenten en overzichten. Dan hoor je aan het begin van de vergadering de mededeling: “Rogier komt niet, want die heeft het vreselijk druk.” Je denkt: “Ja, ik heb het ook druk, maar ik ben er wel! En juist de reactie van Rogier op mijn voorstel is zo belangrijk.” Er wordt besloten om jouw onderdeel maar door te schuiven naar de volgende vergadering. Je bent gefrustreerd want nu ontstaat er een week vertraging.

Overslaan?
In het eerste geval praat je het voor jezelf goed dat je deze keer echt niet naar de vergadering kan, en in het tweede geval ben je verontwaardigd, omdat je de dupe bent van de afwezigheid van iemand die je juist nodig hebt. Meten met twee maten dus. De vraag is, vinden jullie met z’n allen dat het mogelijk moet zijn om überhaupt een vergadering over te slaan? Dat het mag afhangen van hoe druk iemand het heeft, of van de (hiërarchische) positie die iemand binnen de organisatie heeft?

Efficiënt vergaderen
Vergaderingen waar (steeds) niet iedereen aanwezig is, vormen een enorm tijdlek. Sommige onderwerpen worden namelijk twee keer behandeld (één keer in de vergadering en één keer bilateraal achteraf om bijgepraat te worden), projecten kunnen vertraging oplopen en op sociaal vlak ontstaan er irritaties en frustraties. Het kost dus extra tijd en energie. Wil je efficiënter vergaderen? Kijk dan met elkaar nog een kritisch naar de locatie, het tijdstip, de frequentie en de duur van de vergaderingen. De beste afspraak is: we vergaderen allemaal, of we plannen de deze vergadering niet.

tags: vergaderen, slimmer werken, efficiënt vergaderen, efficiënt werken, timemanagement, effectief communiceren