Blog

10 minuten afspraak

Door: barbara 25 januari 2017

Sinds enige tijd kun je bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waarin ik woon alleen nog terecht na het maken van een afspraak. Voor iedere afspraak wordt 10 minuten uitgetrokken (of een veelvoud daarvan). Laatst wilde ik mijn paspoort verlengen en maakte ik een afspraak van 10 minuten. Binnen een paar minuten was ik klaar en verliet ik de balie. De medewerkster die mij geholpen had, liet haar hoofd weer op haar hand rusten en staarde voor zich uit. Het was exact dezelfde pose als waarin ik haar aantrof toen ik aan de beurt was. Ze wachtte rustig tot de 10 minuten om waren. Kennelijk duren alle afspraken dus altijd minimaal 10 minuten, ook als er minder minuten voor nodig zijn. Dit lijkt mij geen efficiënt systeem.

Tijd opvullen
Ik deed navraag: “Kunnen er geen afspraken tussendoor worden gemaakt?” Nee, alleen als de planning dat toelaat (flexibiliteit wordt gehaald uit meer of minder balies open). “Wat kunnen medewerkers doen als ze maar heel kort nodig hadden om iemand te helpen, of als er een gat in de planning is (ontstaan)?” Dan kunnen ze hun mail checken of een verslag lezen. Werkzaamheden die voortvloeien uit de balie, worden door collega’s in de tweede lijn, de backoffice, uitgewerkt.

Tijd uittrekken
In mijn timemanagement trainingen geef ik aan dat je het beste voor iedere taak een bepaalde tijd kunt uittrekken. Daarbij vermeld ik dat je op moet passen dat je de taak niet per se oprekt tot de uitgetrokken tijd (mensen hebben daartoe vaak de neiging). Soms duurt een taak gewoon korter. Sinds deze ervaring zeg ik er ook nog even bij dat als de taak eerder is afgerond dan verwacht, je het beste lekker aan de slag kan gaan met de volgende taak.

Vaste normtijd
De verwachting is dat in de toekomst steeds meer digitaal geregeld kan worden en dat de balie Burgerzaken voornamelijk bezocht zal worden voor identiteitscontroles. Wellicht kan voor deze ene soort taak makkelijker een vaste normtijd worden vastgesteld. Wel zo handig voor de burger, en het lijkt mij ook veel prettiger voor de medewerkers. Want bij gebrek aan ongelezen mails en verslagen voor je uit staren naar een hal vol wachtende mensen, lijkt mij niet fijn.


tags: timemanagement, planning, slimmer werken, HNW, Het Nieuwe werken