Blog

Tijd inschatten

Door: barbara 26 januari 2015

Hoe lang duurt jouw ochtendritueel (douchen, aankleden, ontbijten, tanden poetsen)? 

Dat weet je door ervaring. Op je werk maak je voor sommige taken ook feilloos een goede tijdinschatting. Notulen uitwerken kost altijd 20 minuten, want dat doe je iedere week. En een projectplan schrijven duurt altijd anderhalve dag, die taak behoort immers tot de hoofdtaken van jouw functie.

Maar niet voor elke taak is het zo gemakkelijk. Hoe lang ben je per dag bezig met het checken, lezen en beantwoorden van je mail? En hoe lang duurt het voordat je die notitie over dat nieuwe onderwerp af hebt?

Belemmerende gedachten bij het inschatten van tijd

  • "Ik heb geen idee, want ik weet niet wat er allemaal op me afkomt"
  • "Deze klus is zo groot en voor mij helemaal nieuw, dus het is onmogelijk om een goede inschatting te maken"
  • "Ik zie wel hoeveel tijd ik nodig heb, ik begin gewoon en dan merk in het vanzelf"
  • "Dit moet ik in een half uur kunnen afronden, maar dan moet alles op rolletjes lopen en mag er niets en niemand tussenkomen"

Veel van deze gedachten ontmoedigen je om een goede en reële inschatting van tijd te maken. Als dan blijkt dat je geen goede inschatting hebt gemaakt, stimuleert dat ook niet om een volgende keer tijd voor je taken in te schatten. En het maken van een tijdinschatting kost ook tijd! Toch loont het om van te voren een overzicht te hebben van de tijdsbesteding van al je taken. Dat leg ik uit in de blog Tijdbudget

Tips om tijd goed in te schatten

  • Vraag een collega die hetzelfde werk doet hoe lang hij/zij ermee bezig is, of bedenk wat jouw antwoord zou zijn als je collega dit aan jou vraagt
  • Beschrijf alle onderdelen / fasen van de klus nauwkeurig en zie die onderdelen als kleine taakjes
  • Meten = weten, dus houd de tijd bij, zodat je later bij vergelijkbare klussen weet hoeveel tijd je er mee kwijt was 
  • Houd rekening met tijd die je nodig hebt om na te denken en om informatie op te zoeken

Het blijft vaak lastig om goed in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor je werkzaamheden. Plan daarom tussen je taken een korte tijd niets (5 minuten bijvoorbeeld). Dat is de uitlooptijd voor je taak. Houd je juist tijd over? Daar weet je vast wel raad mee!

 

tags: tijd, timemanagement