Blog

5 tips voor effectief werkoverleg

Door: barbara 25 november 2013

Je kent het vast wel, het periodieke werkoverleg waarvoor wel een begintijd, maar geen eindtijd is vastgesteld. Het eerste kwartier wordt benut om koffie en thee te pakken en stoom af te blazen over de afgelopen periode. Na aftrap door het afdelingshoofd komen alle aanwezigen uitvoerig aan bod. Iedereen heeft overal een mening over. Wie zichzelf het liefst hoort praten, is het langst aan het woord. Na een paar uur vergaderen rolt iedereen duf de muffe vergaderruimte uit. In het hoekje bij het koffieapparaat sudderen nog een paar collega’s na en worden nog gauw een paar knopen doorgehakt.

Tijdwinst top 3
Door deze manier van vergaderen gaan sommige mensen angstvallig op zoek naar mogelijkheden om minder tijd kwijt te zijn. In deze tijdwinst top 3 staat bovenaan: 1. niet voorbereiden. Op de voet gevolgd door: 2. multitasken. Het idee hierachter is dat door op je smartphone e-mail te checken en tijdens de vergadering de telefoon aan te nemen, je eigen werk gewoon kan doorgaan. Ook erg populair: 3. later komen en/of eerder weggaan. “De auto moet naar de garage. Tja, je weet hoe dat gaat” (eerst ogen naar boven draaien, gevolgd door een wij-begrijpen-elkaar-blik). Maar een blog zou geen blog zijn als op deze manieren van tijdwinst niet onmiddellijk een antwoord zou worden gegeven. 

Tips voor effectief werkoverleg
1. Maak goede afspraken over agendapunten en koppel tijd aan ieder agendapunt. Plan zowel begin- als eindtijd van het werkoverleg.
2. Spreek met elkaar af dat je tijdens de vergadering er voor elkaar bent. Volledige aandacht, input en focus van iedereen. Dan bereik je synergie en krijgt een werkoverleg meerwaarde.
3. Kijk of je bepaalde onderdelen van het werkoverleg op een andere manier kan communiceren. Deel bijvoorbeeld van te voren de klantbezoeken in een schriftelijk verslag met elkaar. Dit vraagt extra voorbereidingstijd, maar is wel efficiënter.
4. De voorzitter bewaakt de spreektijd van iedereen en zorgt ervoor dat alle agendapunten aan bod komen en dat er niet van wordt afgeweken. Hij/zij zorgt er ook voor dat er goede notulen en actielijst worden opgesteld (secretaresses zijn er heel goed in!). Als je geen voorzitter hebt of wilt, verdeel deze taken onderling.
5. Bespreek met elkaar wat je veranderen kan. Wat wil je gezamenlijk aanpakken? Laat de discussies over andere zaken achterwege.

 

tags: communiceren, vergadertips, werkoverleg, effectiever werken